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FATTURAZIONE ELETTRONICA: COME FUNZIONA

Dal 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica. L’addio al cartaceo porterà a una riduzione dei costi di stampa e spedizione e a una maggiore rapidità nella contabilizzazione. Ecco come compilare e inviare i nuovi documenti

Dal 1° gennaio 2019, come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Di conseguenza, tutte le fatture emesse per la vendita di beni o per la prestazione di servizi potranno solo essere elettroniche. Le nuove linee guida sono valide sia nel caso di prestazioni tra aziende, quindi nel caso in cui siano erogate tra due operatori Iva (le cosiddette operazioni B2B, ovvero tra imprese) che per le operazioni B2C (Business to consumer) dove un operatore Iva fornisce beni o servizi a un consumatore finale.

Come funziona e cosa cambia rispetto alle fatture cartacee

L’adozione della fatturazione elettronica permetterà, oltre che di eliminare l’utilizzo della carta, anche di ridurre i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. L’acquisizione di documenti digitalizzati, inoltre, garantirà una maggiore rapidità di contabilizzazione e ci si aspetta che incrementi l’efficienza dei rapporti commerciali tra fornitori e clienti. Rispetto alla versione cartacea tradizionale, i dati obbligatori da riportare sulla fattura elettronica rimangono sostanzialmente gli stessi. La fattura elettronica deve però essere redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI). Nella nuova procedura il Sistema di Interscambio ha un ruolo fondamentale perché è una sorta di postino che ha però in più una duplice funzione. Verifica che la fattura emessa contenga almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo PEC dove il cliente desidera ricevere la copia della fattura. Esegue inoltre un controllo della partita Iva del fornitore e della partita Iva o del codice fiscale del cliente. Una volta che il Sistema di Interscambio ha verificato l’esattezza di queste informazioni, la fattura elettronica viene recapitata al destinatario e l’emittente viene aggiornato con una “ricevuta di recapito” che riporta data e ora di consegna del documento.

Come compilare una fattura elettronica

Per poter compilare una fattura elettronica, oltre a un pc, uno smartphone o un tablet, è necessario dotarsi di un programma in grado di compilare il file della fattura in formato Xml. L’Agenzia delle entrate prevede quattro modalità per predisporre le fatture elettroniche, rivolte soprattutto a chi emette un numero di fatture contenute:

  • Tramite la procedura online disponibile accedendo al portale “Fatture e corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle entrate;
  • Scaricando un apposito software su PC;
  • Installando Fatturae, un’app disponibile per tablet e smartphone sia per i sistemi operativi Android che iOS;
  • Attraverso software privati, spesso rilasciati dagli stessi produttori dei software amministrativi per la gestione della contabilità.

Come inviare una fattura elettronica

Per essere considerate emesse tutte le fatture elettroniche devono essere inviate ai clienti tramite il Sistema di Interscambio. È importante ricordare anche che all’interno della fattura elettronica deve essere riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore e che potrà essere un indirizzo PEC o un codice alfanumerico di sette cifre, da inserire nel campo “Codice destinatario”. Per trasmettere il file in formato Xml sono disponibili diverse modalità:

 

 

  • Tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” disponibile sul sito dell’Agenzia delle entrate che consente di caricare il file Xml precedentemente salvato sul proprio pc;
  • Seguendo la procedura dell’app Fatturae;
  • Inviando tramite PEC il file della fattura in allegato all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
  • Utilizzando un canale telematico FTP o Web Service, precedentemente attivato con il Sistema di Interscambio.

Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Benché il servizio PEC presenti forti similitudini con la tradizionale Posta Elettronica, è doveroso dare risalto alle caratteristiche aggiuntive, tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o della mancata consegna) delle email al destinatario.
La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione.
Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.

Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio:

  • E' stato spedito
  • E' stato consegnato
  • Non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

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