Dal 1° gennaio 2019, come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Di conseguenza, tutte le fatture emesse per la vendita di beni o per la prestazione di servizi potranno solo essere elettroniche. Le nuove linee guida sono valide sia nel caso di prestazioni tra aziende, quindi nel caso in cui siano erogate tra due operatori Iva (le cosiddette operazioni B2B, ovvero tra imprese) che per le operazioni B2C (Business to consumer) dove un operatore Iva fornisce beni o servizi a un consumatore finale.
Nell’era in cui viviamo, la comunicazione digitale ha assunto un ruolo preminente e la Posta Elettronica Certificata si è imposta quale strumento cardine per l’invio di documenti e file agli enti pubblici e alle organizzazioni/aziende private. È diventata il fulcro delle trasmissioni ufficiali per aziende, enti e liberi professionisti. Ma i vantaggi di possedere un indirizzo PEC vanno ben oltre: l’intero sistema non è appannaggio solo dell’ambiente “business”, anzi. Sono molti gli argomenti a sostegno dell’importanza di possedere una PEC per l’uso quotidiano: basta grattare appena sotto la superficie, esplorarne i molteplici benefici e scoprire come inserire il proprio indirizzo nell’INAD, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, rappresenti un balzo in avanti tanto per i singoli cittadini, quanto per l’intero sistema Paese.
PEC, quali sono i vantaggi per i privati?
Possedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata significa ottenere numerosi vantaggi, anche se si opera in qualità di privati cittadini. Che si voglia comunicare la disdetta di un contratto, o che si desideri depositare la richiesta per la partecipazione a un concorso (per cui il possesso di una PEC è obbligatorio), oppure che si abbia la necessità di cambiare la propria residenza online o quant’altro ancora, la PEC rappresenta una scorciatoia comoda e intelligente. Ecco perché attivare una PEC è un passaggio fondamentale che abilita tutta una serie di opportunità, sulle quali poter costruire la propria dimensione di cittadino digitale avente a disposizione strumenti “smart” per interagire tanto con altri privati, quanto con le aziende o con la PA.
In primo luogo, attivare una casella PEC, come per qualsiasi altro soggetto, consente al titolare di poter inviare e ricevere comunicazioni in modo sicuro e legale. La PEC, infatti, garantisce sempre l’autenticità delle comunicazioni: ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, in quanto certifica l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti, e dà certezza della trasmissione e ricezione del messaggio. Questo elemento è particolarmente utile quando ci si trova a dover inoltrare documenti legali, contratti, dichiarazioni e altro ancora a professionisti (aziende, avvocati, dottori commercialisti) o alla Pubblica Amministrazione. O semplicemente, quando si devono trasmettere delle informazioni personali sensibili ad altri privati.
La sicurezza delle trasmissioni rappresenta un altro vantaggio, nonché un aspetto fondamentale nello scegliere di attivare una casella certificata. I messaggi inviati tramite PEC sono crittografati e garantiscono la riservatezza e l’integrità dei contenuti. Senza contare che ognuno di essi viene dotato di una ricevuta di avvenuta consegna, che costituisce una prova certa dell’invio e della ricezione del documento.
Un ulteriore beneficio dell’utilizzo della PEC è la tracciabilità delle comunicazioni. Ogni messaggio è dotato di un timestamp, che ne certifica la data e l’orario di invio. Ciò risulta particolarmente utile quando si deve dimostrare la tempestività nell’invio di documenti o per stabilire una sequenza temporale degli eventi. A tutto ciò si aggiunga il fatto che la PEC diventa il canale ufficiale di dialogo tra le parti, utile ad esempio quando si partecipa a un bando per l’ottenimento di contributi pubblici: la PEC del privato diventa in tal caso garanzia per lo Stato di poter inviare l’esito delle richieste ottenute, a vantaggio del richiedente e in chiara ottimizzazione delle procedure di erogazione dei contributi.
Oltre ai vantaggi diretti, l’utilizzo diffuso della PEC contribuisce anche all’efficienza e alla trasparenza delle istituzioni pubbliche. Grazie alla PEC, infatti, le comunicazioni tra cittadini e PA diventano tracciabili, riducendo il rischio di smarrimento o di manomissione dei documenti. Inoltre, l’invio e la ricezione avvengono in modo istantaneo, eliminando così tempi di spedizione e consegna tipici della posta tradizionale.
Il tutto, però, sta vivendo un’evoluzione ulteriore grazie all’istituzione dell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, piattaforma che rappresenta una nuova dimensione di sistema che porta la PEC al centro del rapporto tra Stato e cittadino.
I vantaggi di avere un indirizzo PEC come domicilio digitale
Una delle opportunità offerte dal possesso di una PEC è l’inserimento del proprio indirizzo nell’INAD, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali ufficialmente attivo dal 6 giugno 2023. In sostanza, si tratta di un elenco di caselle PEC ufficiali gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e realizzato in collaborazione con il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio e Infocamere, la società delle Camere di Commercio per l’innovazione digitale che ha realizzato la piattaforma. Una volta nell’Indice, ogni indirizzo ottiene lo status di ufficialità e legalità, e viene equiparato a un domicilio digitale. Questo significa che la propria casella, subito dopo, potrà essere utilizzata per ricevere comunicazioni ufficiali da parte della Pubblica Amministrazione, semplificando notevolmente le interazioni con quest’ultima.
Eleggere un domicilio è estremamente semplice: dopo aver attivato una casella PEC, basta collegarsi al sito https://domiciliodigitale.gov.it, accedendo con SPID, CIE o CNS, e inserire il proprio recapito certificato. Compiuto questo passo, si avrà la possibilità di comunicare facilmente con la PA: la PEC sarà eletta a domicilio digitale e potrà essere utilizzata per inviare e/o ricevere documenti, richieste e comunicazioni dagli enti pubblici, eliminando di fatto la necessità di doversi recare fisicamente presso gli uffici o di utilizzare la tradizionale posta cartacea. Inutile sottolineare la semplificazione che si otterrà nel disbrigo delle pratiche burocratiche e la riduzione dei tempi di attesa, potendo avere risposta a ogni richiesta con tempistiche pressoché istantanee.
Inoltre, l’INAD permette ai cittadini di liberarsi degli avvisi di consegna delle raccomandate. Le comunicazioni inviate attraverso la PEC sono considerate legalmente valide e hanno lo stesso valore delle missive con avviso di ricevimento. Ciò significa che i privati possono ricevere notifiche importanti, come per esempio quelle relative a pratiche amministrative, direttamente sulla propria casella di posta elettronica, evitandosi così l’incombenza di recarsi all’ufficio postale.
Oltre ai vantaggi individuali, l’uso della PEC e l’inserimento nell’INAD comportano anche benefici ambientali. L’eliminazione dell’invio di documenti cartacei tramite posta tradizionale riduce l’uso di carta e l’impatto ambientale associato alla produzione e allo smaltimento di documenti. Per di più, l’invio e la ricezione di comunicazioni e documenti digitali consentono di ridurre le emissioni di CO2 associate ai trasporti e alla logistica tradizionale. La sostenibilità viene a essere così un elemento integrante di un processo digitalizzato, vantaggio intrinseco a un sistema virtuoso che riduce gli sprechi a vantaggio di tutti (ambiente compreso).
Nessuna coda, nessun ufficio da raggiungere, nessun referente da cercare tra i corridoi: basta una PEC per allontanare le ombre della burocrazia e snellire i propri rapporti con la PA. L’introduzione dell’INAD è pertanto una dimensione completamente nuova, poiché consente alla PA di arrivare al cittadino in modo più comodo, senza ambiguità, senza ritardi e senza tutti i costi connessi a un sistema basato su raccomandate, ritardi ed errori. Se questa è la strada della digitalizzazione, l’INAD rappresenta un passo decisivo: la direzione è quella giusta, i vantaggi sono ampi e condivisi.
Per essere considerate emesse tutte le fatture elettroniche devono essere inviate ai clienti tramite il Sistema di Interscambio. È importante ricordare anche che all’interno della fattura elettronica deve essere riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore e che potrà essere un indirizzo PEC o un codice alfanumerico di sette cifre, da inserire nel campo “Codice destinatario”. Per trasmettere il file in formato Xml sono disponibili diverse modalità:
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).