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P.E.C.: l’importanza di possederne una per l’uso quotidiano

Nell’era in cui viviamo, la comunicazione digitale ha assunto un ruolo preminente e la Posta Elettronica Certificata si è imposta quale strumento cardine per l’invio di documenti e file agli enti pubblici e alle organizzazioni/aziende private. È diventata il fulcro delle trasmissioni ufficiali per aziende, enti e liberi professionisti. Ma i vantaggi di possedere un indirizzo PEC vanno ben oltre: l’intero sistema non è appannaggio solo dell’ambiente “business”, anzi. Sono molti gli argomenti a sostegno dell’importanza di possedere una PEC per l’uso quotidiano: basta grattare appena sotto la superficie, esplorarne i molteplici benefici e scoprire come inserire il proprio indirizzo nell’INAD, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, rappresenti un balzo in avanti tanto per i singoli cittadini, quanto per l’intero sistema Paese.

PEC, quali sono i vantaggi per i privati?

Possedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata significa ottenere numerosi vantaggi, anche se si opera in qualità di privati cittadini. Che si voglia comunicare la disdetta di un contratto, o che si desideri depositare la richiesta per la partecipazione a un concorso (per cui il possesso di una PEC è obbligatorio), oppure che si abbia la necessità di cambiare la propria residenza online o quant’altro ancora, la PEC rappresenta una scorciatoia comoda e intelligente. Ecco perché attivare una PEC è un passaggio fondamentale che abilita tutta una serie di opportunità, sulle quali poter costruire la propria dimensione di cittadino digitale avente a disposizione strumenti “smart” per interagire tanto con altri privati, quanto con le aziende o con la PA.

In primo luogo, attivare una casella PEC, come per qualsiasi altro soggetto, consente al titolare di poter inviare e ricevere comunicazioni in modo sicuro e legale. La PEC, infatti, garantisce sempre l’autenticità delle comunicazioni: ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, in quanto certifica l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti, e dà certezza della trasmissione e ricezione del messaggio. Questo elemento è particolarmente utile quando ci si trova a dover inoltrare documenti legali, contratti, dichiarazioni e altro ancora a professionisti (aziende, avvocati, dottori commercialisti) o alla Pubblica Amministrazione. O semplicemente, quando si devono trasmettere delle informazioni personali sensibili ad altri privati.

La sicurezza delle trasmissioni rappresenta un altro vantaggio, nonché un aspetto fondamentale nello scegliere di attivare una casella certificata. I messaggi inviati tramite PEC sono crittografati e garantiscono la riservatezza e l’integrità dei contenuti. Senza contare che ognuno di essi viene dotato di una ricevuta di avvenuta consegna, che costituisce una prova certa dell’invio e della ricezione del documento.

Un ulteriore beneficio dell’utilizzo della PEC è la tracciabilità delle comunicazioni. Ogni messaggio è dotato di un timestamp, che ne certifica la data e l’orario di invio. Ciò risulta particolarmente utile quando si deve dimostrare la tempestività nell’invio di documenti o per stabilire una sequenza temporale degli eventi. A tutto ciò si aggiunga il fatto che la PEC diventa il canale ufficiale di dialogo tra le parti, utile ad esempio quando si partecipa a un bando per l’ottenimento di contributi pubblici: la PEC del privato diventa in tal caso garanzia per lo Stato di poter inviare l’esito delle richieste ottenute, a vantaggio del richiedente e in chiara ottimizzazione delle procedure di erogazione dei contributi.

Oltre ai vantaggi diretti, l’utilizzo diffuso della PEC contribuisce anche all’efficienza e alla trasparenza delle istituzioni pubbliche. Grazie alla PEC, infatti, le comunicazioni tra cittadini e PA diventano tracciabili, riducendo il rischio di smarrimento o di manomissione dei documenti. Inoltre, l’invio e la ricezione avvengono in modo istantaneo, eliminando così tempi di spedizione e consegna tipici della posta tradizionale.

Il tutto, però, sta vivendo un’evoluzione ulteriore grazie all’istituzione dell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, piattaforma che rappresenta una nuova dimensione di sistema che porta la PEC al centro del rapporto tra Stato e cittadino.

I vantaggi di avere un indirizzo PEC come domicilio digitale

Una delle opportunità offerte dal possesso di una PEC è l’inserimento del proprio indirizzo nell’INAD, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali ufficialmente attivo dal 6 giugno 2023. In sostanza, si tratta di un elenco di caselle PEC ufficiali gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) e realizzato in collaborazione con il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio e Infocamere, la società delle Camere di Commercio per l’innovazione digitale che ha realizzato la piattaforma. Una volta nell’Indice, ogni indirizzo ottiene lo status di ufficialità e legalità, e viene equiparato a un domicilio digitale. Questo significa che la propria casella, subito dopo, potrà essere utilizzata per ricevere comunicazioni ufficiali da parte della Pubblica Amministrazione, semplificando notevolmente le interazioni con quest’ultima.

Eleggere un domicilio è estremamente semplice: dopo aver attivato una casella PEC, basta collegarsi al sito https://domiciliodigitale.gov.it, accedendo con SPID, CIE o CNS, e inserire il proprio recapito certificato. Compiuto questo passo, si avrà la possibilità di comunicare facilmente con la PA: la PEC sarà eletta a domicilio digitale e potrà essere utilizzata per inviare e/o ricevere documenti, richieste e comunicazioni dagli enti pubblici, eliminando di fatto la necessità di doversi recare fisicamente presso gli uffici o di utilizzare la tradizionale posta cartacea. Inutile sottolineare la semplificazione che si otterrà nel disbrigo delle pratiche burocratiche e la riduzione dei tempi di attesa, potendo avere risposta a ogni richiesta con tempistiche pressoché istantanee.

Inoltre, l’INAD permette ai cittadini di liberarsi degli avvisi di consegna delle raccomandate. Le comunicazioni inviate attraverso la PEC sono considerate legalmente valide e hanno lo stesso valore delle missive con avviso di ricevimento. Ciò significa che i privati possono ricevere notifiche importanti, come per esempio quelle relative a pratiche amministrative, direttamente sulla propria casella di posta elettronica, evitandosi così l’incombenza di recarsi all’ufficio postale.

Oltre ai vantaggi individuali, l’uso della PEC e l’inserimento nell’INAD comportano anche benefici ambientali. L’eliminazione dell’invio di documenti cartacei tramite posta tradizionale riduce l’uso di carta e l’impatto ambientale associato alla produzione e allo smaltimento di documenti. Per di più, l’invio e la ricezione di comunicazioni e documenti digitali consentono di ridurre le emissioni di CO2 associate ai trasporti e alla logistica tradizionale. La sostenibilità viene a essere così un elemento integrante di un processo digitalizzato, vantaggio intrinseco a un sistema virtuoso che riduce gli sprechi a vantaggio di tutti (ambiente compreso).

Nessuna coda, nessun ufficio da raggiungere, nessun referente da cercare tra i corridoi: basta una PEC per allontanare le ombre della burocrazia e snellire i propri rapporti con la PA. L’introduzione dell’INAD è pertanto una dimensione completamente nuova, poiché consente alla PA di arrivare al cittadino in modo più comodo, senza ambiguità, senza ritardi e senza tutti i costi connessi a un sistema basato su raccomandate, ritardi ed errori. Se questa è la strada della digitalizzazione, l’INAD rappresenta un passo decisivo: la direzione è quella giusta, i vantaggi sono ampi e condivisi.

La PEC diventa europea: cosa c’è da sapere

Posta Elettronica Certificata valida in tutta Europa: a che punto è il processo di evoluzione della PEC a livello europeo, i vantaggi per i Paesi Membri, come la PEC nata in Italia acquisterà valore.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) in Italia è ormai una realtà consolidata in grado di assicurare alle comunicazioni via email la stessa validità giuridica della raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo al contempo l’integrità del contenuto e l’inalterabilità dei messaggi inviati e ricevuti e dei relativi allegati.

In tema di PEC l’Italia ha fatto da pionere nell’Unione Europea dove, tra i diversi Paesi Membri, vi sono molteplici differenze. Arrivare a una Posta Elettronica Certificata valida in tutta Europa, consentirà ai cittadini, alle aziende e alle Pubbliche Amministrazioni di tutta l’Unione Europea di comunicare tra loro in modo sicuro e certo.

Questo è quanto ci si aspetta possa succedere nei prossimi mesi, andando a concludere un percorso iniziato nel 2018.

PEC valida in Europa: lo Standard ETSI e il Regolamento eIDAS

Per comprendere la strada che sta facendo la PEC, nata in Italia per evolversi e diventare uno strumento di comunicazione utilizzato da tutti gli Stati Membri dell’Unione, occorre iniziare a familiarizzare con le due sigle che spesso troveremo nel parlare di PEC valida per l’Europa: Il regolamento eIDAS e lo standard ETSI.

Per quanto riguarda l'ETSI (European Telecommunications Standards Institute) si tratta di un organismo internazionale nato nel 1988, che ha il compito di definire ed emettere gli standard che devono caratterizzare tutte le telecomunicazioni, comprese quelle via email, in Europa.

Il regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), invece, risale al 2014 e il suo scopo è quello di dare una base normativa comune a tutta Europa per i cosiddetti "servizi fiduciari" e i mezzi di identificazione elettronica.

È chiaro quindi come queste due entità siano strettamente correlate tra loro e come, ovviamente, il Regolamento eIDAS sia stato composto nel pieno rispetto degli standard già definiti da ETSI.

Nel 2018, per la prima volta, venne manifestata la necessità di garantire piena conformità del servizio PEC al regolamento eIDAS, necessità che nel 2019 ha portato alla nascita di un gruppo di lavoro composto da gestori PEC, Uninfo e Assocertificatori, in cui sono state condivise le regole tecniche per adeguare le attuali caselle PEC ai nuovi standard europei.

Alla riunione del gruppo di lavoro si deve l'introduzione della Common Service Interface, ovvero un'infrastruttura di comunicazione in grado di garantire l'interoperabilità tra i fornitori di servizi certificati in tutta Europa, riconosciuta e accettata dal comitato tecnico ESI (Electronic Signatures and Infrastructures).

Questa ha rappresentato il fondamento per lo sviluppo di una PEC valida in tutta Europa, che si è concretizzato nel 2021, anno in cui l'ESI approva e definisce i nuovi standard ETSI per i servizi elettronici di recapito certificato qualificato (Electronic Registered Delivery Services ERDS e Registered Electronic Mail REM).

Il più recente segnale di sblocco del percorso verso una PEC valida in Europa si è avuto a giugno 2022 quando è stato pubblicato il nuovo standard ETSI EN 319 532-4, che di fatto concretizza il progetto della Posta Elettronica Certificata a livello europeo.

Lo strumento scelto per estendere l’interoperabilità della PEC oltre i confini nazionali, innalzando così la sicurezza delle comunicazioni transfrontaliere, sarà proprio la REM (Registered Electronic Mail), gergo tecnico con cui si indica la PEC valida in Europa, che altro non sarà che un’evoluzione del servizio PEC come l’abbiamo conosciuto fino ad oggi.

I requisiti di una PEC valida per l’Europa

Possiamo dire che per noi italiani gli obiettivi e i requisiti generali della PEC valida per l’Europa sono piuttosto comprensibili, soprattutto perché nel nostro Paese sono quasi 15 anni che utilizziamo la Posta Elettronica Certificata. E sarà proprio da questa base che partirà l’evoluzione.

I punti di contatto tra la PEC e la sua evoluzione europea saranno perciò molti, anche se quest’ultima presenta alcune specificità grazie alle quali il servizio PEC acquisirà un valore ancora maggiore.

Tra i requisiti della PEC valida in Europa che già conosciamo ritroviamo:

  • la certezza a valore legale dell’invio e della consegna (o mancata consegna) delle email al destinatario;
  • l’attestazione temporale dell’invio e ricezione dei messaggi;
  • la garanzia di integrità del contenuto per la quale dovrà essere possibile prevenire o individuare qualsiasi modifica non autorizzata ai dati trasmessi;
  • l’erogazione del servizio da parte di gestori accreditati, o per meglio dire nel lessico europeo “da uno o più prestatori di servizi fiduciari qualificati”;
  • standard aperti per garantire che l’insieme dei partecipanti alla REM possa incrementare nel tempo e diffondersi in modo più capillare sul territorio.

Gli elementi innovativi rispetto alla PEC come già la conosciamo, invece, riguardano l’identificazione certa dei soggetti che partecipano alla trasmissione dei messaggi tramite meccanismi di autenticazione affidabili e condivisi e standard di sicurezza rafforzati per il servizio PEC, con l’adozione di ulteriori livelli di controllo e autorizzazioni specifiche per l’accesso e la gestione del servizio.

È così quindi che la nostra PEC si sta avviando verso l’Europa, un successo per un servizio 100% made in Italy, che rafforza così la sua valenza di strumento di comunicazione semplice ed efficiente in grado di offrire elementi di sicurezza e garanzia legale all’intero sistema di comunicazione unitario.

Concorso segretari comunali: necessaria una PEC per iscriversi

Nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica – 4ª serie speciale, concorsi ed esami n. 89 del 9 novembre 2021 è stata pubblicata una selezione molto interessante: il concorso pubblico, per esami, per l’ammissione di quattrocentoquarantotto borsisti al corso-concorso selettivo di formazione per il conseguimento dell'abilitazione richiesta ai fini dell'iscrizione di trecentoquarantacinque segretari comunali nella fascia iniziale dell'Albo nazionale dei segretari comunali e provinciali.

Ente che ha bandito il concorso: Ministero dell’interno
Scadenza di presentazione della domanda: 9 dicembre 2021
Link al bando di concorsohttps://www.gazzettaufficiale.it/atto/concorsi/caricaDettaglioAtto/originario?atto.dataPubblicazioneGazzetta=2021-11-09&atto.codiceRedazionale=21E12576

Per partecipare alla selezione è necessario essere in possesso di una delle seguenti lauree magistrali (o di altro titolo alle stesse equiparato):

  • LM-56 Scienze dell'economia;
  • LM-77 Scienze economico-aziendali;
  • LMG/01 Giurisprudenza;
  • LM-87 Servizio sociale e politiche sociali;
  • LM-52 Relazioni internazionali;
  • LM-62 Scienze della politica;
  • LM-63 Scienze delle pubbliche amministrazioni;
  • LM-81 Scienze per la cooperazione allo sviluppo;
  • LM-88 Sociologia e ricerca sociale;
  • LM-90 Studi europei.

La domanda di ammissione al concorso deve essere inoltrata solo per via telematica e compilando l’apposito modulo elettronico sul sistema “Step-One 2019” (reperibile su Internet all’indirizzo «https://app.scanshareservice.it/albo-nazionale-segretari/coa2021»).

Nella domanda di partecipazione alla selezione i candidati devono obbligatoriamente indicare un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) personalmente intestato.

I candidati dovranno sostenere due prove scritte e una prova orale, oltre ad una prova preselettiva.

La prima prova scritta avrà ad oggetto argomenti di carattere giuridico, con specifico riferimento al diritto costituzionale e/o diritto amministrativo e/o ordinamento degli enti locali e/o diritto privato, mentre la seconda verterà su argomenti di carattere economico e finanziario-contabile, con specifico riferimento ad economia politica, scienza delle finanze e diritto finanziario e/o ordinamento finanziario e contabile degli enti locali, nonché management pubblico.

La prova preselettiva consisterà nella risoluzione di 70 quesiti a risposta multipla tesi a valutare la conoscenza delle materie oggetto delle prove scritte e orali, nonché dell'uso delle apparecchiature e delle applicazioni informatiche maggiormente diffuse, della lingua inglese e del ragionamento logico, deduttivo e numerico.

Se non si dispone di una P.E.C. personale, puoi procedere alla richiesta di attivazione cliccando qui.

Concorso INPS per 1858 posti: necessaria una PEC per iscriversi

Nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica – 4ª serie speciale, concorsi ed esami n. 78 del 1° ottobre 2021 è stata pubblicata una selezione molto interessante: il concorso pubblico, per titoli ed esami, per la copertura di milleottocentocinquantotto posti di consulente protezione sociale, area C.

Ente che ha bandito il concorso: Istituto nazionale della previdenza sociale
Scadenza di presentazione della domanda: 2 novembre 2021
Link al bando di concorsohttps://www.gazzettaufficiale.it/atto/concorsi/caricaDettaglioAtto/originario?atto.dataPubblicazioneGazzetta=2021-10-01&atto.codiceRedazionale=21E11068

La selezione si rivolge ai candidati in possesso di una laurea magistrale/specialistica (o di diploma  di  laurea «vecchio ordinamento») in una delle seguenti discipline: finanza, ingegneria gestionale, relazioni  internazionali, scienze dell'economia, scienze della politica, scienze delle  pubbliche  amministrazioni, scienze economiche per l'ambiente  e  la  cultura,  scienze economico-aziendali, scienze per la cooperazione  allo sviluppo, scienze  statistiche, metodi  per l'analisi  valutativa dei sistemi  complessi,  statistica demografica e sociale, statistica  economica finanziaria  ed attuariale, statistica per  la ricerca sperimentale, scienze statistiche  attuariali e  finanziarie, servizio sociale e politiche sociali, programmazione e gestione  delle politiche e dei servizi sociali, sociologia e ricerca  sociale, sociologia, metodi  per  la  ricerca  empirica  nelle scienze sociali, studi europei, giurisprudenza, teoria  e  tecniche  della  normazione e dell'informazione giuridica.

I concorrenti possono inoltrare la loro candidatura esclusivamente per via telematica compilando il modulo elettronico e utilizzando l’applicazione disponibile all’indirizzo «www.inps.it».

Nella domanda di partecipazione alla selezione deve essere obbligatoriamente indicato un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) personalmente intestato al candidato; al predetto indirizzo, infatti, la Pubblica Amministrazione invierà tutte le comunicazioni inerenti al concorso. In questa pagina puoi procedere all'acquisto e successivamente all'attivazione della tua PEC.

I candidati dovranno sostenere due prove scritte e una orale: nella prima prova scritta saranno valutate le conoscenze nelle seguenti materie: bilancio e contabilità pubblica, pianificazione, programmazione e controllo e organizzazione e gestione aziendale, diritto amministrativo e costituzionale, diritto del lavoro e legislazione sociale. La seconda, invece, avrà ad oggetto scienza delle finanze, economia del lavoro, elementi di economia politica, diritto civile ed elementi di diritto penale.

I concorrenti, nel corso della prova orale, dovranno dimostrare le loro conoscenze nelle materie già indicate nelle prove scritte nonché in inglese ed informatica.

Se il numero delle domande di partecipazione pervenute sarà superiore a 25000, sarà espletata anche una prova preselettiva consistente nella risoluzione di quesiti a risposta multipla di carattere psicoattitudinale, logica, lingua inglese e cultura generale.

Nella votazione finale raggiunta da ciascun candidato avranno un ruolo importante anche i titoli dallo stesso posseduti; infatti, in questa selezione vengono assegnati fino ad un massimo di 30 punti per la valutazione dei seguenti titoli:

  • voto con cui è stata conseguita la laurea che consente l’accesso al concorso;
  • master di secondo livello in una delle materie attinenti al profilo del bando;
  • dottorato relativo ad una delle materie attinenti alla selezione;
  • ulteriore laurea magistrale fra quelle rilevanti per l’accesso al concorso;
  • certificazione di conoscenza informatica almeno a livello base;
  • certificazione - in corso di validità - di conoscenza della lingua inglese pari almeno al livello B2 del Quadro comune europeo di riferimento.

Attenzione a false PEC Inps: sono virus informatici

L'Inps lancia l'allarme su un tentativo di truffa attraverso falsi indirizzi Pec. Secondo Kaspersky, attacchi informatici aumentati del 60% nell'anno.

Un nuovo tentativo di truffa imperversa in rete grazie alla diffusione di false mail Inps inviate attraverso la Posta elettronica certificata (PEC). L’allarme è stato lanciato dallo stesso Istituto che ha pubblicato sul proprio sito un avviso agli utenti affinché facciano attenzione alle mail che ricevono, in quanto potrebbero essere dei tranelli tesi da hacker informatici per infettare i dispositivi (computer, smartphone, ecc.) dei malcapitati con malware ideati per impossessarsi dei dati personali delle vittime meno attente.

Allarme Inps: tentativi di truffa tramite posta certificata

L’avviso, comparso lo scorso 23 luglio sul sito Inps, informa i cittadini che si sono verificati nuovi tentativi di impossessarsi dei dati degli utenti attraverso l’invio di email con contenuti apparentemente attribuibili all'Istituto. I pirati informatici, infatti, non sono nuovi all'utilizzo di false credenziali Inps per trarre in inganno gli utenti ed estorcere informazioni con le quali portano a termine le loro truffe.

L'istituto fa sapere di avere ricevuto numerose segnalazioni di una email, inviata da indirizzi PEC non riconducibili all'Istituto, che avvisa il destinatario di presunte irregolarità nel versamento di contributi, invitandolo poi a cliccare su un link per essere informati sul dettaglio della contestazione e sugli importi dovuti. Il link in questione, però, non riconduce a nessun indirizzo Inps ma è molto probabile che, cliccando sullo stesso, rimandi ad un sito pirata dal quale verrebbe installato un software maligno (malware) attraverso il quale i pirati potrebbero accedere ai conti del malcapitato per svuotarli.

L’Inps conclude l’avviso ricordando che l’unico link attraverso il quale è possibile ottenere informazioni è quello del portale istituzionale: inps.it/nuovoportaleinps/default.aspx, sul quale è anche possibile consultare l’elenco degli indirizzi Pec utilizzati dall'Istituto per inviare informazioni ai cittadini.

Virus malware: secondo Kaspersky, attacchi informatici cresciuti del 60% nel 2019

Quello delle truffe informatiche sembra essere diventato il principale pericolo dal quale difendersi nell'era della connessione globale.

L'iper-attività dei pirati informatici è testimoniata anche da una recente indagine compiuta da Kaspersky, una delle principali aziende di sicurezza informatica a livello globale, nella quale si evidenzia che, nel corso del 2019, le vittime di malware progettati per rubare le password degli utenti sono aumentate in modo significativo, passando dai 600.000 di primi sei mesi del 2018 agli oltre 940.000 nello stesso periodo del 2019.

Una crescita del 60% fatta registrare soprattutto in Europa e in Asia.

FATTURAZIONE ELETTRONICA: COME FUNZIONA

Dal 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica. L’addio al cartaceo porterà a una riduzione dei costi di stampa e spedizione e a una maggiore rapidità nella contabilizzazione. Ecco come compilare e inviare i nuovi documenti

Dal 1° gennaio 2019, come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica. Di conseguenza, tutte le fatture emesse per la vendita di beni o per la prestazione di servizi potranno solo essere elettroniche. Le nuove linee guida sono valide sia nel caso di prestazioni tra aziende, quindi nel caso in cui siano erogate tra due operatori Iva (le cosiddette operazioni B2B, ovvero tra imprese) che per le operazioni B2C (Business to consumer) dove un operatore Iva fornisce beni o servizi a un consumatore finale.

Come funziona e cosa cambia rispetto alle fatture cartacee

L’adozione della fatturazione elettronica permetterà, oltre che di eliminare l’utilizzo della carta, anche di ridurre i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. L’acquisizione di documenti digitalizzati, inoltre, garantirà una maggiore rapidità di contabilizzazione e ci si aspetta che incrementi l’efficienza dei rapporti commerciali tra fornitori e clienti. Rispetto alla versione cartacea tradizionale, i dati obbligatori da riportare sulla fattura elettronica rimangono sostanzialmente gli stessi. La fattura elettronica deve però essere redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI). Nella nuova procedura il Sistema di Interscambio ha un ruolo fondamentale perché è una sorta di postino che ha però in più una duplice funzione. Verifica che la fattura emessa contenga almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo PEC dove il cliente desidera ricevere la copia della fattura. Esegue inoltre un controllo della partita Iva del fornitore e della partita Iva o del codice fiscale del cliente. Una volta che il Sistema di Interscambio ha verificato l’esattezza di queste informazioni, la fattura elettronica viene recapitata al destinatario e l’emittente viene aggiornato con una “ricevuta di recapito” che riporta data e ora di consegna del documento.

Come compilare una fattura elettronica

Per poter compilare una fattura elettronica, oltre a un pc, uno smartphone o un tablet, è necessario dotarsi di un programma in grado di compilare il file della fattura in formato Xml. L’Agenzia delle entrate prevede quattro modalità per predisporre le fatture elettroniche, rivolte soprattutto a chi emette un numero di fatture contenute:

  • Tramite la procedura online disponibile accedendo al portale “Fatture e corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle entrate;
  • Scaricando un apposito software su PC;
  • Installando Fatturae, un’app disponibile per tablet e smartphone sia per i sistemi operativi Android che iOS;
  • Attraverso software privati, spesso rilasciati dagli stessi produttori dei software amministrativi per la gestione della contabilità.

Come inviare una fattura elettronica

Per essere considerate emesse tutte le fatture elettroniche devono essere inviate ai clienti tramite il Sistema di Interscambio. È importante ricordare anche che all’interno della fattura elettronica deve essere riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore e che potrà essere un indirizzo PEC o un codice alfanumerico di sette cifre, da inserire nel campo “Codice destinatario”. Per trasmettere il file in formato Xml sono disponibili diverse modalità:

 

 

  • Tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” disponibile sul sito dell’Agenzia delle entrate che consente di caricare il file Xml precedentemente salvato sul proprio pc;
  • Seguendo la procedura dell’app Fatturae;
  • Inviando tramite PEC il file della fattura in allegato all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
  • Utilizzando un canale telematico FTP o Web Service, precedentemente attivato con il Sistema di Interscambio.

Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Benché il servizio PEC presenti forti similitudini con la tradizionale Posta Elettronica, è doveroso dare risalto alle caratteristiche aggiuntive, tali da fornire agli utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o della mancata consegna) delle email al destinatario.
La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione.
Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio.

Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio:

  • E' stato spedito
  • E' stato consegnato
  • Non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

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